jeudi, mars 21, 2019
Passer de papier à numérique

En 2019, l’idée de passer de papier à numérique dans les bureaux commence à faire de plus en plus de chemin dans la tête des gestionnaires d’entreprises, mais est-ce vraiment nécessaire pour une prospérité à long terme de nos PME? Il est facile pour nous de venir vous dire qu’il est fort avantageux de passer de papier à numérique, car nous offrons des solutions en conversion numérique des documents et dans la gestion électronique de vos documents (GED) avec notre application Web Héra. Mais honnêtement, ceci n’a rien à voir avec nous, un environnement sans papier est bénéfique pour plusieurs raisons et nous voulons vous en faire part.

Quelques raisons de passer de papier à numérique

Accès 24/7

L’avantage avec un document numérique, c’est que vous n’avez pas besoin d’être présent physiquement à votre bureau pour consulter vos dossiers. Il ne sera plus nécessaire de vous soucier de ne pas oublier votre gros cartable à trois anneaux ou votre brique de dossier lors d’une réunion afin d’en discuter. Vous avez accès à tous les documents de votre entreprise au bout des doigts, et ce sur n’importe quel média en tout temps.

Saviez-vous que le temps de recherche moyen d’un document dans une entreprise qui n’est pas sans papier est de 18 min?

Sécurité
La serrure à clé traditionnelle qui vient avec nos classeurs à documents n’est tout simplement plus suffisante pour assurer leur sécurité aujourd’hui et pour être honnête, ça ne l’a jamais été. La sécurité que nous pouvons mettre dans les interactions en ligne surpasse grandement la sécurité que l’on peut mettre sur un document papier et un objet physique. La perte d’un document physique est finale, avec un document numérique, il n’est jamais vraiment perdu, car il existe une copie de sauvegarde quelque part (si vous avez une infrastructure de sauvegarde Cloud qui le prévoit bien sûr).

Collaboration
Grâce aux technologies infonuagiques (Cloud) et aux droits d’administration sécuritaires, la collaboration entre ressources y est grandement optimisée. Lorsque l’on transfère un document de son format papier vers le format numérique, tous les membres d’une équipe peuvent s’y connecter et avoir accès à tout ce qu’ils ont de besoins rapidement afin de mener à bien une tâche assignée. Les projets seront évidemment accélérés, car la collaboration dans l’univers numérique ne connait aucune limite.

Il est facile de vous garantir une économie de temps comparativement aux méthodes actuelles qui sont principalement de devoir numériser un document, l’envoyer par courriel et devoir vérifier, valider et revalider tous les changements apportés au document à tour de rôle.

Saviez-vous qu’en moyenne un document est photocopié 9 à 11 fois dans une PME?

Utilisation des données
Vous avez fort certainement déjà entendu le terme « utilisation des données » un million de fois. Même les petites entreprises les utilisent, ils les collectent tous les jours afin de relier les points, découvrir les tendances et faire des prévisions budgétaires. L’utilisation de ces données dont nous avons tous accès est virtuellement impossible avec des documents physiques. Une fois votre document papier converti au format numérique il est fou de voir à quel point ce même document devient plus qu’une simple et banale page remplie de caractères. La numérisation donne vie à vos documents et vous permet de trouver toute l’information nécessaire à l’avancement de votre travail en quelques secondes seulement.

Entreposage
Entreposer des documents physiques ne fait absolument aucun sens pour une panoplie de raisons, la plus importante étant l’espace occupé par vos gros classeurs et vos boîtes de documents. Un gestionnaire d’entreprise paie pour chacun des pieds carrés de ses bureaux, même ceux monopolisés par les gros classeurs à documents poussiéreux. Pourquoi ne pas en profiter pour faire le ménage? Une bonne stratégie de numérisation vous permettra de trier vos documents afin d’en tirer le meilleur et d’optimiser votre classification pour faciliter votre travail. Ensuite, vous pourrez réduire vos espaces de bureaux pour éviter de payer de l’espace commercial dans le vide.

Sinon une belle pièce dédiée à la détente pour votre équipe afin de leur permettre de mieux se reposer durant les pauses et ainsi être plus aptes à focaliser sur leur travail.

Environnement
Finalement, mais certainement, le plus essentiel est de réduire l’empreinte de carbone de votre entreprise.

Chaque jour, nous coupons un nombre impressionnant d’arbres dans le but de produire du papier. Mais combien de feuilles de papier peut-on faire avec un arbre? On estime qu’avec un arbre moyen on peut produire près de 8500 feuilles.

Parallèlement à ça, un arbre mature moyen produit chaque année près de 120 kg d’oxygène à partir de CO2. Il élimine aussi en un an l’équivalent en carbone d’une automobile qui roule pendant environ 42 000 kilomètres.

Un employé de bureau moyen utilise environ 10 000 pages de papier chaque année… je vous laisse faire le calcul!

Faire le virage numérique de votre entreprise fera réduire considérablement la production de papier, car c’est essentiel pour plusieurs raisons, mais nous devons avouer qu’il n’est pas facile de trouver les bons outils qui permettent la migration de chacun des éléments de votre entreprise vers le monde numérique.

Nous n’avons pas la solution à tous vos problèmes, mais nous avons certainement la solution pour vous faire passer de papier à numérique grâce à la numérisation de vos documents et la gestion électronique de vos documents à l’intérieur de votre entreprise.