jeudi, mars 21, 2019
4 conseils pour un bureau sans papier

Encore aujourd’hui, la plupart des compagnies ont des difficultés avec les coûts initiaux de la migration vers un bureau sans papier. Il y aura toujours une justification à l’utilisation du papier, mais compte tenu de la nature numérique des processus d’affaires d’aujourd’hui, ces raisons se font de plus en plus rares.

Cependant, il y a plusieurs raisons de passer à une méthode de travail numérique. Vous pouvez réduire les coûts associés à l’impression, comme le papier, l’encre, l’achat de nouvelles imprimantes ainsi que leur entretien. Un environnement numérique peut vous aider à mieux organiser votre entreprise en plus de vous éviter d’avoir à investir dans une solution de stockage de documents. Une autre raison pour réduire et voir même arrêter la production ainsi que l’utilisation du papier est d’accroître la productivité. Toujours pas convaincu? Voici quelques statistiques qui devraient vous faire changer d’idée!

  • Chaque document mal classé coûte en moyenne 125 $ en perte de productivité à votre entreprise.
  • Chaque classeur à quatre tiroirs peut contenir de 24 000 à 36 000 feuilles de papier et prendre jusqu’à 16 pieds carrés d’espace ce qui engendre un coût moyen de 480 $ par année.
  • Chaque document perdu coûte en moyenne 500 $ en perte de productivité — les grandes organisations perdent un document toutes les 12 secondes.
  • La production de papier d’une entreprise moyenne croît de 22 % par an, ce qui signifie que votre papier va doubler en 3,3 ans.

Les statistiques parlent d’elles-mêmes, le problème est réel et il vous coûte temps et argent. Maintenant que pouvez-vous faire?

Par où commencer pour un bureau sans papier?

Les années 80 ont appelé, elles veulent ravoir votre fax

Séparez-vous de ce qui vous force à générer du papier inutile. Ne tombez pas dans le piège. Aidez-vous à ne pas revenir à vos anciennes habitudes. Abonnez-vous à un service de fax en ligne comme eFax ou MyFax ce qui vous permettra d’envoyer et de recevoir des fax sans appareil et surtout sans papier. Assurez-vous que l’expérience soit agréable, demandez l’opinion de vos employés et donnez-leur une incitation à se joindre à votre nouveau mouvement afin d’obtenir votre bureau sans papier.

Faites un virage numérique

Il n’y a aucune raison que vous continuiez d’imprimer vos factures, soumissions et formulaires. Plusieurs services en ligne sont disponibles afin de répondre à tous vos besoins ainsi que ceux de vos clients.

Numérisez vos archives

Que vous désiriez vous-même effectuer la numérisation de vos documents ou que vous confiez la tâche à des professionnels afin d’améliorer le rendement et la classification des informations, cette étape est la plus importante. Assurez-vous d’être conseillé sur vos besoins et de faire un choix éclairé.

Vous désirez faire numériser vos documents ou souhaiter faire l’achat d’un numériseur?
Parlez-nous de votre projet de bureau sans papier!

Utiliser et sauvegarder vos documents

Plusieurs services en ligne tels que Drop Box et Google Drive offrent la possibilité de conserver et consulter vos fichiers. Par contre, ceci soulève une problématique lorsque vous désirez accéder à de l’information spécifique à travers un nombre important de documents. Nous avons développé Héra afin de nous permettre d’offrir une solution simple et efficace à nos clients pour la recherche d’information dans les documents numérisés.

Désirez-vous savoir si Héra convient à vos besoins? Nous aimerions vous conseiller! Faites la différence, démarquez-vous!

Procéder à un virage numérique peut aider votre entreprise, car en plus de vous donner contrôle et stabilité, ce changement vous permettra de relocaliser votre temps et vos ressources afin de miser sur ce qui est vraiment important — faire croître votre entreprise.